Home / SUARA WI / MEMAHAMI ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN || Oleh : HAELI., SE., M.Ak

MEMAHAMI ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN || Oleh : HAELI., SE., M.Ak

 MEMAHAMI ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Oleh : HAELI., SE., M.Ak

Analisis Kebutuhan Pelatihan adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk menemukenali adanya kesenjangan antara  pengetahuan, ketrampilan dan sikap seseorang yang dibutuhkan oleh organsisi yang dapat ditingkatkan melalui pelatihan. Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan oleh organisasi dalam rangka pengembangan manajemen pelatihan yaitu pertama model tertua paling popular adalah  model ADDIE (analyze, design, develop, implement, evaluation), model ini didasarkan pada anggapan bahwa pelatihan haruslah dimulai adanya needs akan peningkatan kompetensi  meliputi tahapan-tahapan yang tersusun secara sistematis dimulai dari analisis, desain, pengembangan, implementasi dan evaluasi (Robert Gagne) .

Kedua menggunakan Laporan kinerja para pegawai (SKP) di organisasi. Laporan Kinerja Pegawai (SKP) adalah sumber informasi utama kebutuhan pelatihan. Dokumen ini digunakan untuk mengukur tercapai tidaknya target-target kinerja yang telah disepakati oleh pegawai dengan atasanya dan  setiap dilakukan penilaian dan dievaluasi kinerjanya mencapai target atau tidak. Jika target kinerja organisasi tidak tercapai, maka bisa terjadi ada  masalah dengan kompetensi para pegawai yang diakibatkan rendahnya kinerja. Ada 4 kelompok pegawai berdasarkan siapa yang membutuhkan pelatihan kompetensi dan siapa saja yang perlu untuk pengembangan : star employees, dilligent employees, demotivated employees dan unwanted employees.

 

URGENSI ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Analisis kebutuhan pelatihan (AKP) adalah pondasi penting dalam menentukan efektitifas suatu pelatihan. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki pegawai dengan kompetensi yang dipersyaratkan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan sukses dan untuk menjawab tantangan pada masa yang akan datang. Manfaat yang diperoleh dari analisis kebutuhan pelatihan adalah : tersusunnya program-program pelatihan sesuai dengan kebutuhan organisasi, efisiensi biaya organisasi dan paham terhadap permasalahan dalam organisasi, tentu saja peserta pelatihan akan termotivasi mengikuti proses pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhannya.

Tingkatan analisis kebutuhan pelatihan

Menurut Noe (2013:121), analisis kebutuhan pelatihan dalam suatu organisasi berada dalam tiga tingkatan atau level analisis yaitu :

  1. Analisis kebutuhan pada level organisasi yaitu analisis berkaitan dengan kinerja seluruh organisasi
  2. Analisis kebutuhan pada level tugas atau pekerjaan yaitu analisis yang mempengaruhi kelompok pekerjaan tertentu atau tugas-tugas tertentu di organisasi.
  3. Analisis kebutuhan pada level individu, yaitu yang mempengaruhi kinerja individu atau yang menjadi kebutuhan individu.

Untuk lebih memahami bagaimana Analisis Kebutuhan Pelatihan dilakukan maka perlu pemahaman tentang beberapa teknik-teknik Analisis Kebutuhan Pelatihan yaitu:

A. Teknik Analisis Diskrepansi Kinerja Teknik analisis diskrepansi kompetensi analisis kebutuhan pelatihan harus memfokuskan kepada apa kompetensi yang seharusnya dimiliki dan apa kompetensi yang dimiliki saat ini. Teknik ini dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu : Penentuan Penentuan unit kerja, jabatan, dan tugas-tugas, analisis kompetensi, analisis Kesenjangan Kompetensi, dan menentukan Prioritas Kebutuhan Pelatihan, sehingga satu jenis dikrepansi dapat ditentukan beberapa jenis pelatihan.

B. Teknik analisis Difficulty Importance Frequency (DIF) Pada dasarnya analisis ini mendasarkan pada Analisis Jabatan (Job Analysis) yang diikuti dengan mencari analisis jabatan yang paling memiliki unsur DIF = tingkat Difficulties; tingkat Importancy dan tingkat Frequency, karena sangat kepada pencapaian kinerja pegawai. Tahapan pelaksanaan DIF mulai dari penentuan jabatan yang akan dianalisis, identifikasi tugas jabatan, penentuan tingkat DIF.

C. Teknik analisis kinerja

Kinerja berasal dari kata performance yang berakar kata to perform  yang berarti melakukan, menyelenggarakan, menyempurnakan tanggung jawab. Konsep Kinerja dalam pengembangan SDM dilihat dari dua sisi yaitu kinerja individu dan kinerja organisasi. Keduanya saling beririsan keberhasilan kinerja individu akan berdampak pada keberhasilan kinerja organisasi. Kinerja individu dipengaruhi faktor internal (motivasi kerja, sikap dan kompetensi) dan eksternal (system kompensasi, hubungan dengan atasan, kondisi keluarga dan masyarakat sekitar). Tahapan pelaksanaan teknik analisis kerja yaitu dengan :

a) Penentuan pejabat atau pegawai yang akan dianalisis kinerjanya

b) Menentukan standar kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai

c) Mengidentifikasi bukti-bukti kinerja nyata pegawai tersebut selama periode tertentu (semester atau tahunan) dan terakhir menghitung nilai kinerja pegawai.

 

BAGAIMANA MERENCANAKAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN?

  1. Melakukan Identifikasi Masalah Organisasi

Dalam hal ini yang harus dilakukan adalah melakukan analisis tentang apa sebetulnya masalah organisasi yang ingin diperbaiki, terutama masalah yang berkaitan dengan pelaksanakan pelatihan. Memahami permasalahan yang sedang dihadapi oleh organisasi. Masalah tersebut dapat ditemukan melalui survei awal dengan melakukan wawancara dengan pegawai, atau dokumen kinerja tentang organisasi tersebut, atau berdiskusi dengan pimpinan unit kerja.

  1. Menentukan Tujuan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Setelah melakukan  tahapan awal mengidentifikasi seluruh kemungkinan permasalahan bagi organisasi kemudian mencatatnya untuk menentukan bagaimana menindaklanjutinya. Kumpulkan sebanyak mungkin tentang isu isu dan masalah dihadapi, dengan tingkat kehati-hatian dalam menyimpulkan akar masalah. Gunakan teknik wawancara dengan seluruh pejabat dan staf yang ada.

  1. Menentukan Responden

Responden adalah sumber data yang akan anda tanya berkaitan dengan fokus atau tujuan dari AKP. Penentuan responden sangat bergantung pada hasil identifikasi focus kompetensi yang dibutuhkan apakah pejabat structural atau para petugas pemberi layanan. Karena penentuan responden dalam AKP akan sangat mempengaruhi hasil data yang didapatkan.

  1. Desain Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

Proses ini berkenaan dengan cara atau bagaimana analisis kebutuhan pelatihan akan dilakukan, poin penting dalam menentukan desain AKP adalah penentuan teknik AKP yang akan dilaksanakan pada saat proses pengumpulan dan analisis data.

  1. Penentuan Tim dan Waktu Pelaksanaan

Penentuan tim pelaksana dan waktu pelaksanaan AKP adalah hal yang paling penting diperhatikan  yaitu mereka yang akan menjadi “peneliti” menyusun instrumen, mengumpulkan data, analisis data dan kemudian menyusun laporan hasil AKP. Tim ini harus  yang memiliki kemampuan atau kompetensi seperti peneliti karena mereka akan melakukan AKP yang hakekatnya seperti proses kegiatan penelitian. Dan berikutnya adalah menetapkan jadwal tentang kapan menyusun instrumen, mengumpulkan data dan menganalisis data serta menyampaikan laporan. Analisis Kebutuhan Pelatihan akan menghasilkan dua output utama yaitu : pertama Rekomendasi Kebutuhan jenis dan jenjang pelatihan tertentu yang harus dilaksanakan untuk mengatasi kesenjangan kompetensi pegawai. Kedua Rekomendasi upaya-upaya yang harus dilakukan manajemen (pimpinan organisasi) untuk mengatasi kesenjangan kompetensi dan kinerja di organisasi tersebut.

 

Refrensi : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia 2016, Modul Pelatihan Kewidyaiswaraan Berjenjang Tingkat Lanjutan

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *